«EUROPEAN CONSUMER DEBT NETWORK TO FIGHT AND PREVENT OVERINDEBTEDNESS AND TO PROMOTE FINANCIAL INCLUSION»
En abrégé « ECDN »
Association Internationale Sans But Lucratif
A 1050 lxelles, rue Washington, 40
0893.346.244 RPM Bruxelles
L’AN DEUX MILLE VINGT-QUATRE
Le onze juillet
A Ixelles, au siège de l’association, rue Washington, 40
Par devant Nous, Maître Olivier BROUWERS, Notaire à Ixelles.
S’EST RÉUNIE
L’assemblée générale extraordinaire des membres de l’association internationale sans but lucratif « EUROPEAN CONSUMER DEBT NETWORK TO FIGHT AND PREVENT OVERINDEBTEDNESS AND TO PROMOTE FINANCIAL
INCLUSION », en abrégé « ECDN », ayant son siège à 1050 Ixelles, rue Washington, 40, inscrite au registre des personnes morales de Bruxelles sous le numéro d’entreprise 0893.346.244.
Association constituée aux termes d’un acte reçu par le Notaire Jean-Philippe LAGAE, ayant résidé à Bruxelles, le 25 juin 2007, publié aux Annexes du Moniteur belge du 21 novembre suivant, sous le numéro 07167260, et dont les statuts ont été modifiés suivant procès-verbal sous signature privée du 20 octobre 2009, publié aux
Annexes du Moniteur belge du 11 septembre 2017, sous le numéros 17129453.
BUREAU
La séance est ouverte à 11 heures sous la présidence de Madame DUJARDIN Pauline, vice-présidente, domiciliée à
Elle désigne en qualité de secrétaire : Madame JEANMART Caroline, domiciliée à
Elles feront tous deux office de scrutateurs.
COMPOSITION DE L’ASSEMBLEE
Sont présents ou représentés les membres dont les noms, prénoms et domicile ou la dénomination et le siège social de chacun d’eux sont mentionnés dans la liste des présences qui restera ci-annexée.
En conséquence, la comparution devant Nous, Notaire, est arrêtée comme en la liste de présence précitée, à laquelle les parties déclarent se référer ; cette liste de présence, signée par le Président et le Secrétaire, qui l’ont reconnue exacte, a été revêtue d’une mention d’annexe signée par Nous, Notaire.
Les procurations mentionnées en ladite liste de présence demeureront annexés à ladite liste de présence.
EXPOSE DU PRESIDENT
Le Président expose et requiert le Notaire soussigné d’acter que
A- La présente assemblée a pour ORDRE DU JOUR :
1 ° Décision d’adapter les statuts de l’association aux dispositions du Code des sociétés et des associations.
2° Adaptation de la rédaction du but et des activités de l’association pour les mettre en conformité avec le Code des sociétés et des associations.
3° Adoption de nouveaux statuts en concordance avec le Code des sociétés et des associations.
4° Adresse du siège.
5° Pouvoirs à conférer pour l’exécution des résolutions à prendre sur les objets qui précèdent.
B.- La présente assemblée a été convoquée par le conseil d’administration par e-mail adressé à chaque membre et chaque administrateur en date du 10 juin 2024.
Le président dépose sur le bureau un exemplaire de la lettre de convocation et de ses annexes, et leur preuve d’envoi.
c.- L’association compte actuellement membres.
Il résulte de la composition de l’assemblée que membres, soit plus de la moitié (1/2) des membres, sont présents ou représentés. En outre, les administrateurs sont présents ou représentés et/ou ont renoncé aux formalités de convocation prévues par le Code des Sociétés et des Associations.
La présente assemblée est donc légalement constituée et peut délibérer et statuer valablement sur tous les points à l’ordre du jour sans qu’il doive être justifié de l’accomplissement des formalités relatives aux convocations.
C.- Pour être admises, les propositions à l’ordre du jour doivent réunir le nombre de voix requis par la loi et les statuts.
D.- Chaque membre dispose d’une voix.
CONSTATATION DE LA VALIDITÉ DE L’ASSEMBLÉE
L’exposé du président est reconnu exact par l’assemblée, celle-ci se reconnaît valablement constituée et apte à délibérer sur les objets à l’ordre du jour.
DÉLIBÉRATIONS
L’assemblée aborde l’ordre du jour et, après avoir délibéré, prend les résolutions suivantes à l’unanimité:
Première résolution : Décision d’adapter les statuts de l’association aux dispositions du Code des sociétés et des associations.
En application de l’article 39 §1, alinéa 1 et 3 de la loi du 23 mars 2019 introduisant le Code des sociétés et des associations et portant des dispositions diverses, l’assemblée générale décide d’adapter les statuts aux dispositions du Code des sociétés et des associations.
Vote : cette résolution est adoptée à l’unanimité.
Deuxième résolution : Adaptation de la rédaction du but et des activités de l’association pour les mettre en conformité avec le Code des sociétés et des associations.
Afin de mettre sa rédaction en conformité avec le Code des sociétés et des associations, l’assemblée décide de modifier comme suit l’article des statuts relatif au but et aux activités de l’association comme suit :
« Article 2 : Buts et activités
2.1. L’association a pour but désintéressé d’utilité internationale : de fédérer un grand nombre d’acteurs (organisations, institutions) dans la lutte contre le surendettement et l’exclusion financière et de faciliter l’échange d’informations sur ces matières concernant leurs aspects juridiques et économiques ainsi que toutes les initiatives au niveau européen et au niveau national.
2.2. Afin de réaliser ce but désintéressé, l’association a pour objet les activités qui suivent, tant en Belgique qu’à l’étranger, pour compte propre ou compte de ses membres:
– la mise en place des structures et des instruments nécessaires à une communication efficiente entre les membres de l’Association et à l’information d’autres acteurs concernés et de tout public, tels qu’un flash d’information, une lettre d’information, un site web, un « web logs », et toute stratégie d’information afin d’accroître la prise de conscience générale concernant le surendettement et l’exclusion financière ;
– le développement d’opportunités d’échange, de transfert de connaissance et de stratégies communes à propos de l’exclusion sociale et financière et tendant plus spécifiquement à influer sur les plans d’insertion sociale liés au surendettement et à l’exclusion financière ;
– le développement de mesures destinées à accroître la prise de conscience générale et les interactions entre tous les acteurs concernés dans les domaines du surendettement et de l’exclusion financière et liées à l’éducation aux services financiers, à l’accès aux services financiers, au conseil aux débiteurs et à la législation en matière de règlement d’insolvabilité.
2.3. Elle dispose, d’une manière générale, d’une pleine capacité juridique pour accomplir tous les actes et opérations ayant un rapport direct ou indirect avec son objet ou qui seraient de nature à faciliter directement ou indirectement, entièrement ou partiellement, la réalisation de cet objet; elle peut ainsi à titre accessoire accomplir également toutes opérations commerciales, industriel/es ou financières, mobilières ou immobilières,
Elle ne peut toutefois distribuer ni procurer directement ou indirectement un quelconque avantage patrimonial à ses fondateurs, ses membres, ses administrateurs ni à toute autre personne, sauf dans le but désintéressé déterminé par les statuts.
Elle peut s’intéresser par voie d’association, d’apport, de fusion, d’intervention financière ou autrement dans toutes sociétés, associations ou entreprises dont l’objet est identique, analogue ou connexe au sien ou susceptible de favoriser les activités et objectifs décrits ci-avant.
Elle peut exercer les fonctions d’administrateur ou liquidateur dans d’autres associations. »
Le Notaire instrumentant rappelle que, conformément à l’article 2 :5, §4 du Code des Sociétés et des Associations, la présente modification du but désintéressé qu’elle poursuit et des activités que constituent son objet doit préalablement être approuvée par le Roi. A cette fin, le Notaire instrumentant communiquera au Service Public Fédéral Justice l’acte modificatif ders statuts de l’association avec la demande d’approbation de la modification du but désintéressé qu’elle poursuit et des activités que constituent son objet.
Vote : cette résolution est adoptée à l’unanimité.
Troisième résolution : Adoption de nouveaux statuts en concordance avec le Code des sociétés et des associations.
Comme conséquence des résolutions précédentes, l’assemblée générale décide d’adopter des statuts complètement nouveaux, qui sont en concordance avec le Code des sociétés et des associations, tenant compte de la modification apportée à son but et à ses activités.
L’assemblée générale déclare et décide que le texte des nouveaux statuts est rédigé comme suit:
Article 1 : Forme – dénomination – siège – durée
1.1. L’association revêt la forme d’une association internationale sans but lucratif.
Elle est dénommée «EUROPEAN CONSUMER DEBT NETWORK TO FIGHT AND PREVENT OVERINDEBTEDNESS AND TO PROMOTE FINANCIAL INCLUSION», en abrégé « ECDN ».
Les dénominations complète et abrégée peuvent être utilisées ensemble ou séparément.
1.2. Le siège est établi dans la Région de Bruxelles-Capitale.
Il peut être transféré en tout endroit de la Région de Bruxelles-Capitale ou de la région de langue française de Belgique, par simple décision de l’organe d’administration qui a tous pouvoirs aux fins de faire constater authentiquement la modification statutaire éventuelle qui en résulte, sans que cela ne puisse entraîner une modification de la langue des statuts.
1.3. L’association est créée pour une durée illimitée.
Article 2 : Buts et activités
2.1. L’association a pour but désintéressé d’utilité internationale : de fédérer un grand nombre d’acteurs (organisations, institutions) dans la lutte contre le surendettement et l’exclusion financière et de faciliter l’échange d’informations sur ces matières concernant leurs aspects juridiques et économiques ainsi que toutes les initiatives au niveau européen et au niveau national.
2.2. Afin de réaliser ce but désintéressé, l’association a pour objet les activités qui suivent, tant en Belgique qu’à l’étranger, pour compte propre ou compte de ses membres:
– la mise en place des structures et des instruments nécessaires à une communication efficiente entre les membres de l’Association et à l’information d’autres acteurs concernés et de tout public, tels qu’un flash d’information, une lettre d’information, un site web, un « web logs », et toute stratégie d’information afin d’accroître la prise de conscience générale concernant le surendettement et l’exclusion financière ;
– le développement d’opportunités d’échange, de transfert de connaissance et de stratégies communes à propos de l’exclusion sociale et financière et tendant plus spécifiquement à influer sur les plans d’insertion sociale liés au surendettement et à l’exclusion financière ;
– le développement de mesures destinées à accroître la prise de conscience générale et les interactions entre tous les acteurs concernés dans les domaines du surendettement et de l’exclusion financière et liées à l’éducation aux services financiers, à l’accès aux services financiers, au conseil aux débiteurs et à la législation en matière de règlement d’insolvabilité.
2.3. Elle dispose, d’une manière générale, d’une pleine capacité juridique pour accomplir tous les actes et opérations ayant un rapport direct ou indirect avec son objet ou qui seraient de nature à faciliter directement ou indirectement, entièrement ou partiellement, la réalisation de cet objet; elle peut ainsi à titre accessoire accomplir également toutes opérations commerciales, industriel/es ou financières, mobilières ou immobilières,
Elle ne peut toutefois distribuer ni procurer directement ou indirectement un quelconque avantage patrimonial à ses fondateurs, ses membres, ses administrateurs ni à toute autre personne, sauf dans le but désintéressé déterminé par les statuts.
Elle peut s’intéresser par voie d’association, d’apport, de fusion, d’intervention financière ou autrement dans toutes sociétés, associations ou entreprises dont l’objet est identique, analogue ou connexe au sien ou susceptible de favoriser les activités et objectifs décrits ci-avant.
Elle peut exercer les fonctions d’administrateur ou liquidateur dans d’autres associations.
Article 3 : Membres
L’association doit être composée d’au moins deux membres.
3.1. Critères minimums
L’association est un groupe ouvert à toute organisation et personne (physique) qui satisfait à tous les critères suivants :
– elle est située géographiquement en Europe ;
– elle n’a pas d’activité illégale en contravention avec la loi belge;
– elle est active dans la lutte contre le surendettement et l’exclusion de l’accès aux services financiers et la prévention de ces phénomènes ;
– elle accepte les statuts de l’association et le règlement d’ordre intérieur.
L’association a trois catégories de membres: les membres corporate, les membres individuels et les membres honoraires.
Les droits et les obligations des membres sont déterminés dans les statuts de l’association et le règlement d’ordre intérieur.
Les Membres ne sont en cette qualité pas responsables pour les engagements contractés par l’association.
3.2. Catégories de membres
3.2.1. Membres corporate
Des candidats peuvent être admis dans l’association comme membres corporate s’ils satisfont à tous les critères suivants :
– ils satisfont aux critères déterminés ci-dessus (paragraphe 1er) ;
– ils sont des organisations, s’il s’agit de personnes mor les, ou se présentent et sont connus comme telles, s’il s’agit d’une personne physique ou d’un ensemble de personnes physiques;
– ils ont été créés ou résident et, le cas échéant, sont organisés et gérés conformément à la loi du pays où ils se sont établis.
Les droits des membres corporate comprennent tous droits de vote dans l’association et le droit de se présenter à toute élection comme membre des organes de l’association conformément aux présents statuts et au règlement d’ordre intérieur.
Les membres corporate ont le droit de viser les documents comptables.
Ils ont le droit de solliciter une réunion générale et de recevoir des ressources en lien avec l’objet de l’association.
Ils paient une cotisation annuelle de membre conformément aux présents statuts et au règlement d’ordre intérieur.
3.2.2. Membres individuels
Des candidats peuvent être admis dans l’association comme membres individuels s’ils satisfont aux critères déterminés ci-dessus, sont des personnes physiques et présentent une compétence ou une expérience en relation avec les buts de l’association. Ils doivent être actifs dans la lutte contre le surendettement et l’exclusion de l’accès aux services financiers et la prévention de ces phénomènes.
Les membres individuels n’ont aucun droit de vote dans l’association et n’ont pas le droit de se présenter à toute élection comme membre des organes de l’association. Ils peuvent seulement assister aux réunions de l’assemblée générale, ont le droit de prendre la parole dans le cadre de celles-ci et peuvent être invités aux activités organisées par l’association. Ils reçoivent la lettre d’information de l’association, de même que toute information pertinente concernant les activités et les rapports de l’association avec des non-membres. Ils paient une cotisation de membre.
3.2.3. Membres honoraires
Les membres honoraires doivent être engagés dans la lutte contre le surendettement et l’exclusion de l’accès aux services financiers et la prévention de ces phénomènes depuis plusieurs années et avoir contribuer de manière continue depuis plusieurs années à la discussion et aux changements de ces phénomènes.
Ils sont proposés par le conseil d’administration et agréés par l’assemblée générale à la majorité des trois/quarts (3/4) des voix des membres présents ou représentés.
Les membres honoraires n’ont aucun droit de vote dans l’association et n’ont pas le droit de se présenter à toute élection comme membre des organes de l’association. Ils peuvent seulement assister aux réunions de l’assemblée générale, ont le droit de prendre la parole dans le cadre de celles-ci et peuvent être invités aux activités organisées par l’association. Ils reçoivent la lettre d’information de l’association, de même que toute information pertinente concernant les activités et les rapports de l’association avec des non-membres. Ils ne paient pas une cotisation de membre.
Article 4 : Procédure d’admission comme membre et effets
L’assemblée générale vote souverainement l’admission de nouveaux membres selon la procédure visée ci-après :
Les demandes en vue d’être admis comme membre sont envoyées via le site internet de l’association (ecdn.eu) au siège de l’association par tous moyens électroniques, fax ou courrier postal à l’attention du conseil d’administration par tout moyen de communication déterminé dans le règlement d’ordre intérieur. Ces demandes prennent la forme et sont accompagnées des documents et des données détaillés dans le règlement d’ordre intérieur.
Elles font présumer que les candidats acceptent les statuts, le règlement d’ordre intérieur et toutes les décisions prises par l’association.
La demande est examinée par le conseil d’administration, lequel adresse un avis en accord avec ces statuts et le règlement intérieur à la majorité simple. Le conseil d’administration décide l’admission ou non du candidat.
La décision d’admission du conseil d’administration rend la cotisation exigible.
Si le conseil d’administration refuse cette demande, le candidat a la possibilité de faire appel à l’assemblée générale. Cette possibilité doit être inscrite dans la décision de refus d’adhésion.
Les demandes de changement de catégorie de membre sont traitées de la même manière que les demandes d’adhésion.
Le transfert d’une adhésion à l’association à une entité tierce en cas de vente, de fusion, de division, de séparation, en cas de changement d’activité ou à la suite d’un jugement ou pour toute autre raison n’est pas autorisé sans l’approbation préalable, expresse et écrite (lettre ou courriel) de l’assemblée générale.
Article 5 : Procédure de démission comme membre et effets
L’adhésion à l’association prend fin automatiquement pour les membres corporate ou les membres individuels en cas de décès, perte de capacité légale
Tout membre peut quitter l’association à tout moment.
Sa démission doit être notifiée au siège de l’association à l’attention du conseil d’Administration par tout moyen de communication déterminé dans les présents statuts.
Elle produit ses effets le lendemain de sa réception par le conseil d’administration conformément au règlement d’ordre intérieur. Elle a pour effet immédiat de priver le membre démissionnaire de tous les droits qu’il possédait en tant que membre. La cotisation annuelle relative à l’année durant laquelle survient la démission et tout montant revenant à l’association demeurent intégralement dus et doivent être payé dans les six mois de la réception de la démission par le conseil d’administration. Le membre démissionnaire ne peut prétendre à aucune compensation ni à aucun droit sur les biens de l’association.
Article 6 : Procédure d’exclusion comme membre et effets
Tout membre qui contrevient aux dispositions des statuts ou du règlement d’ordre intérieur ou n’est plus en conformité avec celles-ci, ou qui agit dans un sens contraire aux intérêts de l’association ou de ses membres, ou qui n’a pas payé sa cotisation de membre conformément au règlement d’ordre intérieur peut être exclu de l’association à tout moment.
L’exclusion d’un membre doit avoir été proposée par le conseil d’administration qui doit en exposer les motifs, conformément au règlement d’ordre intérieur. Cette proposition doit avoir été acceptée par l’assemblée générale. Le membre concerné doit avoir eu la possibilité d’être entendu par l’assemblée générale. Les motifs de l’exclusion doivent être exposés dans les procès-verbaux de l’assemblée générale et doivent être communiqués avec la décision d’exclusion au membre concerné.
La décision d’exclusion produit ses effets le jour où elle a été prise par l’assemblée générale. Elle a pour effet immédiat de priver le membre exclu de tous les droits qu’il possédait en tant que membre. La cotisation annuelle de membre relative à l’année où durant laquelle survient l’exclusion et tout montant revenant à l’association demeurent intégralement dus et doivent être payés dans les six mois de la décision d’exclusion. Le membre exclu ne peut prétendre à aucune compensation ni à aucun droit sur les biens de l’association.
Article 7 : Organes
Les organes de l’association sont : l’assemblée générale et le conseil d’administration.
7.1. L’assemblée générale
7.1.1. L’assemblée générale comprend tous les membres de l’association.
7.1.2. Seuls les membres corporate ont le droit d’y voter. Chaque membre corporate dispose d’une voix à l’assemblée générale.
7.1.3. L’assemblée générale exerce les pouvoirs qui lui sont conférés par la loi et les présents statuts.
Elle a les pouvoirs suivants :
– la définition des politiques, des lignes de conduite et des priorités de /’association ;
– l’adoption du budget annuel et l’approbation des comptes annuels de /’association ;
– la modification des présents statuts ;
– l’adoption et la modification du règlement d’ordre intérieur;
– la désignation et la révocation des membres du conseil d’administration ;
– l’admission et l’exclusion de membres ;
– la détermination de la cotisation annuelle de membre ;
– l’octroi de la décharge aux membres du conseil d’administration ;
– la dissolution de l’association et la détermination des modalités de sa liquidation et du transfert de ses biens à une autre association sans but lucratif;
– le cas échéant, la désignation et la révocation du commissaire et la fixation de sa rémunération ;
– tous les autres cas où le Code des sociétés et des associations ou les présents statuts l’exigent.
7.1.4. L’assemblée générale ordinaire se tient chaque année à une date déterminée par le conseil d’administration au plus tard 6 mois après la fin de l’exercice social.
Une assemblée générale extraordinaire peut être convoquée à tout moment après une résolution du conseil d’administration ou sur proposition d’un cinquième des membres de l’association qui ont payé leur cotisation. La demande susmentionnée doit être communiquée au conseil d’Administration par lettre recommandée avec accusé de réception email avec accusé de réception ou fax au moins 30 jours avant la date de cette assemblée. L’assemblée générale se tient à une date déterminée par le conseil d’administration dans les trois mois suivant la réception de la demande. L’ordre du jour de l’assemblée générale extraordinaire doit inclure les points proposés par les membres.
7.1.5. Les convocations à l’assemblée générale sont envoyées par le conseil d’administration à tous les membres par tout moyen de communication défini dans le règlement d’ordre intérieur au moins 30 jours calendrier avant la date déterminée par l’assemblée générale. Les convocations mentionnent l’ordre du jour, le lieu, la date et l’heure de l’assemblée générale.
7.1.6. Chaque membre informe le conseil d’administration, par tout moyen de communication défini dans le règlement d’ordre intérieur, au moins 15 jours calendrier avant la date déterminée de l’assemblée générale, de l’identité de son (ses) délégué(s), lequel (lesquels) doit (doivent) être une (des) personne(s) physique(s), qui assistera (assisteront) à l’assemblée générale.
Chaque membre a le droit d’être représenté à l’assemblée générale par un mandataire, lequel doit être un autre membre de l’association. Un mandataire ne peut jamais représenter plus de quatre membres.
Tout membre présent ou représenté à l’assemblée générale est censé avoir été correctement convoqué.
7.1.7. L’Assemblée Générale est valablement constituée si la moitié des membres corporate est présente ou représentée.
Si ce quorum n’est pas atteint, une nouvelle assemblée générale doit être convoquée. Dans un tel cas, l’obligation de réunir au moins la moitié des membres corporate ne s’applique pas, comme la condition d’invitation qui doit être envoyée au moins 30 jours avant la réunion. Cette seconde assemblée générale est valablement constituée indépendamment du nombre de membres corporate présents ou représentés. La date de cette seconde assemblée générale est indiquée dans la convocation à la première assemblée générale. La convocation doit mentionner que cette seconde assemblée générale sera valablement constituée indépendamment du nombre de membres corporate présents ou représentés. Cette seconde assemblée générale a le même ordre du jour que la première assemblée générale.
7.1.8. L’assemblée générale est présidée par le (la) Président(e) de l’association et, en son absence, par le (la) Vice – Président(e) de l’association. Si n’est présent ni le (la) Président(e) ni le (la) Vice – Président(e), la réunion est présidée par un délégué ou un membre corporate désigné par l’assemblée générale.
La personne qui préside l’assemblée générale déclare l’ouverture et la clôture de chaque réunion, désigne un secrétaire pour la réunion en cause, fit l’ordre du jour, dirige les débats, assure le respect des statuts et du règlement d’ordre intérieur, octroie le droit de parole et proclame la décision prise.
7.1.9. Les décisions de /’assemblée générale doivent être approuvées par plus de cinquante pour cent de l’ensemble des voix exprimées.
Nonobstant le précédent paragraphe:
– les membres du conseil d’administration sont élus s’ils obtiennent le plus grand nombre de voix exprimées ;
– les décisions concernant les sujets suivants sont valablement adoptées uniquement si elles sont approuvées par plus de 75 % des voix exprimées :
* la modification des présents statuts,
* l’adoption et la modification du règlement d’ordre intérieur,
* l’exclusion.de membres,
* la dissolution de l’association et la détermination des modalités de sa liquidation et du transfert de ses biens à une autre association sans but lucratif.
Le budget annuel et les comptes annuels de l’association sont adoptés sur base d’une vérification écrite de ces comptes par un expert extérieur qui est désigné par le conseil d’administration.
Les décisions prises lors de l’assemblée générale sont reprises dans un registre tenu au siège de l’association sous forme électronique et sont à la disposition de tous les membres pour être consultées par eux.
7.1.10. Lorsque l’urgence des matières le requiert, les membres peuvent, à l’unanimité et par écrit, prendre toutes les décisions qui relèvent des pouvoirs de l’assemblée générale, à l’exception de la modification des statuts. Cette procédure écrite peut être menée par moyen électronique (e-mail).
A cet effet, le conseil d’administration adresse à tous les membres, par tout moyen de communication défini dans le règlement d’ordre intérieur, les décisions qu’il propose, accompagnées d’une note explicative.
7.1.11. Si le conseil d’administration le décide, l’assemblée générale peut se tenir par voie électronique dans le respect des dispositions de l’article 1 O : 711 du Code des sociétés et des associations. Le conseil d’administration sera chargé de sélectionner les moyens électroniques qui seront pratiques et sûrs pour chaque membre de l’assemblée générale.
L’invitation à l’assemblée générale décrira spécifiquement, clairement et de manière précise la procédure mise à disposition pour l’utilisation des outils de communication électronique.
Le conseil d’administration indique dans la convocation les moyens qui seront utilisés pour convoquer l’assemblée générale. Le Conseil d’administration fournit toutes les instructions et tous les outils nécessaires au bon déroulement de l’assemblée.
Les membres du bureau de l’assemblée générale ne peuvent toutefois pas participer à l’assemblée générale par voie électronique.
Les décisions de l’assemblée générale sont consignées dans un procès-verbal, qui est signé par le président et/ou le vice-président.
Les procès-verbaux seront rassemblés et conservés dans un registre des procès-verbaux au siège de l’association, où tous les membres de l’association pourront consulter les procès-verbaux après avoir adressé une demande écrite au conseil d’administration, dans laquelle le membre de l’association indique la date et l’heure de la consultation, sans toutefois retirer le registre du siège de l’association.
7. 1. 12. Seules doivent être reçues par acte authentique les modifications des statuts portant sur les éléments suivants
– les attributions, le mode de convocation et le mode de décision de l’assemblée générale de l’association, ainsi que les conditions dans lesquelles ses résolutions sont portées à la connaissance de ses membres ;
– les conditions de modification des statuts;
– les conditions de dissolution et de liquidation de l’association et le but désintéressé auquel l’association doit affecter son patrimoine en cas de dissolution.
En outre, toute modification des statuts ayant trait à la description précise du but désintéressé que poursuit l’association et des activités qui constituent son objet doit être approuvée par Arrêté Royal.
7.2. Le conseil d’administration
7.2.1. Le conseil d’administration est l’organe d’administration de l’association. Il doit être composé d’au moins 5 membres, élus parmi les membres corporate de l’association.
À l’exception des pouvoirs conférés à l’Assemblée Générale par le Code des sociétés et des associations et les présents statuts, il dispose des pouvoirs les plus étendus pour accomplir tous les actes nécessaires ou utiles à la réalisation de l’objet et du but de l’association.
Ces pouvoirs consistent en particulier à
– préparer et proposer à l’assemblée générale un projet de plan de travail annuel pour l’association
– préparer et déposer avant l’assemblée générale le projet de budget annuel et de comptes annuels de l’association ;
– maintenir et gérer les finances de l’association conformément au budget de l’association
– gérer les relations extérieures de l’association, représenter l’Association à l’occasion d’événements et de rencontres extérieurs et coopérer avec des parties tierces;
– examiner les demandes d’admission comme membre ou membre actif et rendre un avis à ce propos à l’assemblée générale;
– proposer l’exclusion d’un membre à l’assemblée générale et en exposer les motifs ;
– convoquer les membres de l’assemblée générale et, si nécessaire, leur envoyer des propositions de décision ;
– élire le Président et le Vice-Président de l’association parmi ses membres.
7.2.2. Le conseil d’administration peut déléguer la gestion journalière, ainsi que la représentation de l’association en ce qui concerne cette gestion, à une ou plusieurs personnes, membres ou non du conseil d’administration.
Le conseil d’administration détermine s’ils agissent seul, conjointement ou collégialement.
La gestion journalière comprend aussi bien les actes et les décisions qui n’excèdent pas les besoins de la vie quotidienne de l’association que les actes et les décisions qui, soit en raison de l’intérêt mineur qu’ils représentent, soit en raison de leur caractère urgent, ne justifient pas l’intervention du conseil d’administration.
Les délégués à la gestion journalière peuvent, en ce qui concerne cette gestion, attribuer des mandats spéciaux à tout mandataire.
Le conseil d’administration fixe les attributions et rémunérations éventuel/es pour les délégués à la gestion journalière. Il peut révoquer en tout temps leurs mandats.
7.2.3. Les membres du conseil d’administration sont élus et peuvent être révoqués par l’assemblée générale selon les règles de ces statuts. Le terme de leur mandat est de quatre ans, renouvelable pour quatre ans.
Les membres corporate élus doivent désigner une personne physique comme représentant permanent chargé de l’exécution de ce mandat au nom et pour le compte de cette personne morale.
Une exclusion immédiate de ce représentant permanent est obligatoire en cas de rupture du lien d’emploi avec le membre corporate. Le membre corporate désigne un nouveau représentant permanent qui doit être accepté par le conseil d’administration.
7.2.4. Les convocations aux réunions du conseil d’administration sont envoyées par le Président de l’association par tout moyen de communication défini dans les présents statuts et le règlement d’ordre intérieur. Le conseil d’administration se réunit lorsque les intérêts de l’association l’exigent ou à la demande d’un tiers de ses membres.
Chaque membre du conseil d’administration peut se faire représenter à une réunion par un autre membre du conseil d’administration. Un membre du conseil d’administration ne peut pas représenter plus de 2 autres membres.
Le conseil d’administration est valablement constitué si la majorité de ses membres est présente ou représentée.
Il est présidé par le Président de l’association.
Ses décisions sont valablement adoptées si elles sont approuvées par plus de cinquante pour cent des membres présents ou représentés, la voix du Président ou de son remplaçant étant prépondérante en cas d’égalité du nombre des voix.
En cas d’incompatibilité, leurs fonctions sont assumées par le Vice-Président ou un de leurs délégués.
Le conseil d’administration se réunit au moins trois fois par an ; les autres règles régissant son organisation et ses réunions sont définies dans le règlement d’ordre intérieur et par les statuts.
Sur décision du président, le conseil d’administration peut être tenue sous format électronique I visioconférence. Le Président est responsable pour sélectionner le moyen électronique le plus pratique et sûr pour les membres du conseil d’administration.
Le Président doit indiquer dans la convocation sous quel moyen le conseil d’administration se réunit. Le président, via le coordinateur, indiquera tous les outils et instruction nécessaires à la conduite de la réunion.
7.2.5. Le cas échéant, l’assemblée générale peut voter une rémunération pour les membres du conseil d’administration à condition que le résultat du dernier exercice social soit positif et que l’assemblée générale en vote le montant.
Article B : Représentation
Sans préjudice du pouvoir de représentation général du conseil d’administration comme collège, l’association est valablement représentée vis-à-vis des tiers dans le cadre de tous les actes et des actions judiciaires pouvant être menées en son nom et pour son compte, tant comme demanderesse que comme défenderesse, par le Président de l’association ou son Vice-Président agissant seul. Aucune des personnes susmentionnées ne doit justifier ses pouvoirs vis-à-vis des tiers.
Le conseil d’administration peut conférer des mandats spéciaux à une ou plusieurs personnes. La société est valablement représentée par ces mandataires spéciaux dans les limites de leur mandat.
Article 9 : Exercice social
L’exercice social commence le 1er janvier et finit le 31 décembre de chaque année.
Le cas échéant et conformément au Code des sociétés et des associations, l’Assemblée générale peut nommer un commissaire parmi les membres de l’Institut des réviseurs d’entreprises, qui sera chargé de vérifier les états financiers de l’association et de soumettre un rapport annuel. Il est nommé pour trois (3) ans et peut être réélu.
Article 10: Décisions et votes
Lors des réunions des organes, comités et groupes de l’association, les décisions sont prises si elles sont approuvées par plus de cinquante pour cent des participants à ces réunions. La voix du président est prépondérante en cas d’égalité des voix.
En règle générale, les organes de l’association votent à main levée. Les votes sont comptés par le scrutateur.
Le scrutin est secret à la demande d’au moins un membre.
Lorsque l’urgence l’exige, les décisions peuvent être prises selon une procédure écrite ainsi qu’il est dit ci-avant.
A cette fin, le président de l’organe, du comité ou du groupe concerné communique les décisions qu’il propose à tous ses membres, accompagnées d’une note explicative. Sous réserve de ce qui est dit ci-avant au sujet de l’assemblée générale tenue par procédure écrite, les décisions proposées sont considérées comme prises si, dans les huit jours civils ou moins de huit jours civils suivant leur transmission, plus de cinquante pour cent des membres ont fait part de leur désaccord ou de leur accord, la majorité étant d’accord avec la décision proposée, sans préjudice des dispositions des statuts de l’association.
Article 11 : Communications
Les communications, convocations, invitations et notifications entre les organes et comités ou groupes de l’association et les membres de ces organes et comités ou groupes ou leurs délégués sont transmises, par ordre de préférence, par voie électronique, par télécopie ou par courrier postal.
Il incombe au président de l’organe, de la commission ou du groupe concerné de notifier tout changement d’adresse de cet organe, de cette commission ou de ce groupe via le site web de l’association.
Il appartient aux membres de l’organe, du comité ou du groupe concerné ou à leurs délégués de notifier tout changement d’adresse au président de l’organe, du comité ou du groupe concerné.
La langue anglaise est la seule langue utilisée pour les communications, les convocations, les invitations et les notifications entre les membres de l’organe, du comité ou du groupe concerné.
Les communications, convocations, invitations et notifications entre les organes, commissions et groupes de l’association, et les membres de ces organes, commissions et groupes ou leurs délégués sont respectivement considérées comme reçues le jour ouvrable suivant dans le pays où elles sont envoyées ou quinze jours ouvrables après leur transmission dans ledit pays selon qu’elles ont été transmises par voie électronique ou par télécopie d’une part ou par courrier postal d’autre part.
Article 12 : Convocation
Les convocations aux réunions des organes, comm1ss1ons et groupes de l’association sont envoyées par le président de l’organe, de la commission ou du groupe concerné, sans préjudice des dispositions des statuts de l’association.
Ils indiquent l’ordre du jour, le lieu, la date et l’heure de la réunion concernée. Si la réunion est organisée par voie électronique, il en est fait mention dans la convocation.
Article 13: Dissolution
La dissolution de l’association s’effectue conformément aux dispositions légales applicables ainsi qu’aux dispositions des présents statuts.
La dissolution de l’association a lieu de plein droit si l’association compte moins de deux membres.
En cas de dissolution de l’association, l’assemblée générale désigne le ou les liquidateurs, détermine leurs compétences et donne des instructions quant à l’utilisation de l’actif net de /’association.
Celui-ci doit en toute hypothèse être affecté à un but désintéressé.
A défaut de décision de l’assemblée générale, les liquidateurs donnent au solde de la liquidation une affectation qui se rapproche autant que possible du but en vue duquel l’association a été constituée.
Cette affectation est opérée après apurement de toutes les dettes, charges et frais de liquidation ou après consignation des montants nécessaires à cet effet.
Toutes les résolutions concernant la dissolution, les conditions de la liquidation, la nomination et l’abandon de la fonction du ou des liquidateurs, la conclusion de la liquidation et l’utilisation de l’actif net doivent être déposées au greffe du tribunal de l’entreprise compétent et sont publiées aux annexes du Moniteur belge conformément au Code des sociétés et des associations.
Article 14: Langue
La langue utilisée dans tous les documents officiels est le français. La langue de travail de l’association est l’anglais.
Article 15 : Disposition finale
Les dispositions du Code des sociétés et des associations auxquelles il ne serait pas licitement dérogé sont réputées inscrites dans les présents statuts et les clauses contraires aux dispositions impératives du Code des sociétés et des associations sont censées non écrites.
Un règlement d’ordre intérieur pourra être établi par le conseil d’administration et présenté pour approbation à l’assemblée générale.
Vote : cette résolution est adoptée à l’unanimité.
Quatrième résolution : Adresse du siège
L’assemblée générale déclare que l’adresse du siège est située à : 1050 Ixelles, rue Washington, 40.
Vote : cette résolution est adoptée à l’unanimité
Cinquième résolution : Pouvoirs
L’assemblée générale confère tout pouvoirs à l’administrateur/aux administrateurs pour l’exécution des décisions qui précèdent et au notaire soussigné afin d’établir et de signer la coordination des statuts et d’assurer son dépôt au dossier de l’association.
Tous pouvoirs, avec faculté de subdéléguer, sont conférés à la société
afin d’assurer la modification de l’inscription de l’association auprès de la Banque Carrefour des Entreprises.
Vote : cette résolution est adoptée à l’unanimité.
L’ordre du jour étant épuisé, l’assemblée est levée à
Le président déclare qu’aucun problème et/ou incident technique n’a empêché ou perturbé la participation par voie électronique à l’assemblée générale ou au vote.
FRAIS
Le président déclare que le montant des frais, dépenses, rémunérations ou charges, sous quelque forme que ce soit, qui incombent à l’association ou qui sont mis à sa charge en raison de la modification des statuts s’élève à environ deux mille cent septante-cinq euros (2.175,00 €).
DISPOSITIONS FINALES
1. Élection de domicile
Pour l’exécution des présentes, les parties font élection de domicile en leur domicile et siège respectif susindiqué.
2. Confirmation d’identité – Certification d’état civil
Pour satisfaire aux dispositions de l’article 11 de la loi de Ventôse, le notaire instrumentant certifie les noms, prénoms lieu et date de naissance et domicile des parties-personnes physiques au moyen d’un extrait du registre national et de la carte d’identité ou passeport.
Le notaire instrumentant déclare avoir vérifié la dénomination, la forme juridique, la date de l’acte constitutif, le siège social ou statutaire, ainsi que le numéro d’identification à la taxe sur la valeur ajoutée de la personne morale comparaissant aux présentes.
DROIT D’ECRITURE
Le droit s’élève à cent euros (€ 100,00) et sera payé sur déclaration du notaire soussigné.
DONT PROCÈS-VERBAL
De tout quoi, le notaire soussigné a dressé le présent procès-verbal.
Fait et passé lieu et date que dessus.
Les membres et les administrateurs présents ou représentés nous déclarent qu’ils ont pris connaissance du projet du présent acte préalablement aux présentes dans un délai qui leur a été suffisant pour l’examiner utilement.
Et après lecture commentée, intégrale en ce qui concerne les parties de l’acte visées à cet égard par la loi, et partiellement des autres dispositions, les membres du bureau, ainsi que les membres et les administrateurs qui le souhaitent, ont signé ainsi que Nous, notaire.